Mantenimiento a las Certificaciones de Seguridad OEA y CTPAT: Cómo asegurar su Cumplimiento

El mantenimiento y seguimiento de las certificaciones de seguridad en la cadena de suministro es un compromiso constante para todas las empresas que forman parte de OEA y CTPAT. Para esto, las empresas deben adoptar un enfoque proactivo que vaya más allá de la auditoría inicial de validación, y concentrarse en un plan de concientización en la seguridad de la cadena de suministros.

El cumplimiento es un ciclo de mejora constante y requiere la colaboración de múltiples áreas, ya que refleja el compromiso integral de toda la organización para la prevención de incidentes de seguridad que se presentan en el proceso productivo.

El objetivo principal del mantenimiento es demostrar que los estándares de seguridad implementados inicialmente no solo se cumplen, sino que se mejoran y adaptan a los riesgos cambiantes de la cadena de suministro a nivel global.

Para llevar a cabo un mantenimiento óptimo se deben considerar los siguientes criterios:

·       Actualización del Perfil de Seguridad: Cualquier cambio significativo en la empresa (nuevas ubicaciones, cambios de razón social, fusiones, nuevos socios comerciales críticos, cambios en el liderazgo de seguridad) debe notificarse de inmediato a las autoridades aduaneras correspondientes (CBP para CTPAT, SAT para OEA en México).

·       Análisis de Riesgos Anual: Se espera que las empresas realicen un análisis de riesgo exhaustivo de su cadena de suministro al menos una vez al año para identificar nuevas vulnerabilidades y documentar cómo se están mitigando.

·       Implementación de Nuevos Criterios: Estar atento a los cambios en los criterios de seguridad mínimos. Por ejemplo, los nuevos requisitos de ciberseguridad, seguridad agrícola y de cumplimiento social para CTPAT deben integrarse en los procesos de mantenimiento habituales.

·       Compromiso de alta gerencia: Realizar reuniones periódicas para revisar temas importantes de las certificaciones de seguridad.

·       Auditorías Internas: Realizar auditorías internas programadas que cubran todos los puntos de los criterios de seguridad. Estas auditorías son la primera línea de defensa para identificar y corregir vulnerabilidades.

·       Planes de Acción Correctiva: Cuando se identifica un incidente de seguridad (ya sea por auditoría interna o externa), se debe documentar un plan de acción correctiva, implementarlo y verificar su eficacia.

·       Capacitación y Concienciación Constante: El personal es un punto clave de vulnerabilidad. El mantenimiento implica un programa continuo de capacitación y concienciación sobre seguridad para todos los empleados

El cumplimiento en los estándares de seguridad es una parte esencial para mantener activa la certificación y demostrar el compromiso continuo con la seguridad de la cadena de suministro. Siguiendo estas recomendaciones y trabajando en conjunto como organización, es posible asegurar un nivel de cumplimiento exitoso y sin observaciones.