Implementa un Comité de Seguridad OEA – CTPAT efectivo en tus operaciones

Uno de los principales puntos para el mantenimiento de las certificaciones de seguridad en la cadena de suministro es contar con un equipo multifuncional, conformado por los líderes de las áreas que estén estrechamente involucradas en el proceso productivo y las actividades de comercio exterior. Este Comité, usualmente denominado como Comité de Seguridad OEA – CTPAT (dependiendo del programa al cual la empresa está inscrita), representa una oportunidad para gestionar de manera efectiva los riesgos de seguridad y coordinar las actividades de mitigación.

Dentro de las principales funciones del Comité de Seguridad se encuentra:

-         Revisar y actualizar el análisis de riesgos de manera anual, así como la actualización anual de los procedimientos de seguridad.

-         Verificar que el perfil de seguridad aplicable a su modalidad y rubro refleje de manera correcta y actual los procesos en cada uno de los estándares de seguridad.

-         Dar seguimiento a las observaciones encontradas en las auditorías internas y auditorías a socios comerciales, estableciendo fechas límite para su resolución.

-         Atender cualquier comunicación recibida por la autoridad (ya sea CBP o SAT), incluyendo la presentación de avisos, atención a requerimientos y visitas de validación.

-         Mantenerse actualizados de las notificaciones de cambios en el programa por medio de boletines, capacitaciones y apoyo de consultoría externa.

-         Verificar que se cumplan las obligaciones para la solicitud de renovación en el programa y/o pago de derechos (en el caso de OEA).

-         Gestionar el plan de capacitación de seguridad en la cadena de suministros.

Dentro del Comité de Seguridad debe existir una persona designada como Punto de Contacto, encargada de la comunicación entre la empresa y la autoridad.

Es importante que los miembros del Comité se reúnan de manera periódica y documenten los temas tratados en cada sesión para documentar cada una de las decisiones tomadas. La frecuencia de estas reuniones puede ser ajustada dependiendo de las necesidades y operaciones de la empresa.

A pesar de que ciertas actividades del plan de mantenimiento se concentren en el Comité de Seguridad, la permanencia de las certificaciones de seguridad en la cadena de suministro y el uso de los beneficios que conllevan es una responsabilidad compartida entre todos los miembros de la empresa, por lo que no se debe delegar a una sola persona.