¿Estás listo para tu visita de validación CTPAT?

Como parte del mantenimiento y permanencia en el programa CTPAT, todas las empresas miembros se comprometen a participar en las validaciones realizadas por la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de Estados Unidos (CBP, por sus siglas en inglés) con el objetivo de verificar que los procedimientos descritos en su solicitud y establecidos en el perfil de seguridad se estén realizando conforme a los criterios mínimos de seguridad.

La autoridad se encarga de enviar una notificación para agendar la evaluación y confirmar detalles de logística conforme al ciclo de validación de cada empresa. Las notificaciones son enviadas directamente por el especialista de CBP asignado a su cuenta por correo electrónico, por lo que es importante que los puntos de contacto se mantengan al tanto de cualquier notificación recibida para dar respuesta y resolver cualquier duda.

Una vez agendada la visita, las validaciones se llevan a cabo de manera presencial con la presencia del personal que participa en las áreas más relevantes de la seguridad en la cadena de suministros.

Se recomiendan los siguientes puntos para estar preparados:

1.     Difusión con todo el personal de la empresa.

Una vez que el especialista comunique la fecha y agenda la visita, es importante que se dé a conocer al comité de seguridad conformado en la certificación con el fin de contar con su disponibilidad durante la visita, así como darle aviso al resto del personal con el objetivo de transmitir la importancia de la seguridad en la cadena de suministros.

2.     Presentación General.

Se recomienda a las empresas preparar una presentación para el día de la visita, en la cual se muestre al especialista de CBP una introducción a la empresa y datos generales de sus operaciones, posterior a la presentación de quienes estarán reunidos al momento de la visita.

3.     Carpeta de procedimientos.

Con el objetivo de agilizar el proceso de visita es importante contar con los procedimientos, formatos y evidencias enfocados en la seguridad de la cadena de suministros que el especialista revisará.

Derivado de una validación, la autoridad generará un reporte de las recomendaciones y acciones correctivas requeridas, en un plazo de 60-90 días, las cuales deberán ser respondidas por las empresas a través del portal, en un plazo no mayor a 90 días.

Si tu empresa se encuentra próxima a ser validada o revalidada y quieres conocer más acerca de tu visita puedes solicitarlo y apoyarte en TLC Asociados para mantenerte en cumplimiento.